KSeF – jak przygotować firmę i księgowość
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucja w fakturowaniu. Papierowe i pdf-owe faktury znikają na rzecz ustrukturyzowanych plików XML przesyłanych w czasie rzeczywistym do Ministerstwa Finansów.
Czym jest KSeF i dlaczego rewolucjonizuje księgowość?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która całkowicie zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Koniec z przesyłaniem dokumentów PDF czy papierem. Od momentu wejścia w życie przepisów, jedyną prawnie uznawaną formą faktury będzie ustrukturyzowany plik XML przesłany do systemu rządowego. Faktura nie „wysłana” do KSeF w świetle prawa nie istnieje.
USŁUGI
Jak pomagamy we wdrożeniu?
Nie zostawiamy Cię samego z nowymi przepisami. Pomagamy dostosować procesy w firmie tak, aby wdrożenie było bezbolesne.
01
Audyt gotowości systemów księgowych i sprzedażowych.
Analizujemy Twój obecny program do fakturowania. Sprawdzamy, czy integracja z systemem ministerialnym jest możliwa, czy konieczna będzie aktualizacja lub wymiana oprogramowania na zgodne z KSeF.
02
Procedury nadawania uprawnień w systemie KSeF.
Pomagamy skonfigurować profil firmy w systemie. Wspieramy w nadawaniu uprawnień pracownikom (do wystawiania) oraz biuru księgowemu (do pobierania faktur), dbając o bezpieczeństwo cyfrowe.
03
Szkolenie z obiegu dokumentów w nowym standardzie.
KSeF to zmiana nawyków. Szkolimy Twój zespół z nowych zasad: kiedy faktura jest uznana za wystawioną, co zrobić w przypadku awarii systemu (tryb offline) i jak pobierać faktury kosztowe.
04
Wsparcie w archiwizacji faktur ustrukturyzowanych.
Ustawiamy procesy weryfikacji Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) oraz numery nadawane przez KSeF. Integrujemy te dane z naszą księgowością, abyś nie musiał dostarczać nam dokumentów ręcznie.
Kogo to dotyczy?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy niemal wszystkich czynnych podatników VAT, a w kolejnym etapie również przedsiębiorców zwolnionych z VAT. Zobacz, co to oznacza dla Twojej branży:
Najczęściej zadawane pytania o wdrożenie KSeF
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych rewolucji cyfrowych w polskich podatkach. Przedsiębiorcy obawiają się nowych obowiązków, kar oraz problemów technicznych. Poniżej wyjaśniamy wątpliwości dotyczące terminów, formatów plików i zmian w codziennej pracy firmy.
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich firm?
Terminy wejścia w życie obowiązkowego KSeF były kilkukrotnie przesuwane przez Ministerstwo Finansów. Ostatecznie system obejmie wszystkich czynnych podatników VAT, a w kolejnym etapie również podatników zwolnionych z VAT. Zalecamy nie czekać na ostatni moment („godzinę zero”), lecz rozpocząć testowanie wysyłki faktur i nadawanie uprawnień z wyprzedzeniem, aby uniknąć paraliżu sprzedażowego.
Czy będę mógł nadal wysyłać faktury w PDF mailem?
W relacjach B2B (firma-firma) faktura PDF przestanie być dokumentem księgowym. Będzie jedynie „obrazkiem” lub wizualizacją. Jedyną prawnie wiążącą formą faktury stanie się plik XML przesłany i zarejestrowany w systemie KSeF. Kontrahent nie otrzyma faktury mailem – będzie musiał ją pobrać samodzielnie z systemu rządowego.
Czy KSeF dotyczy faktur wystawianych dla osób prywatnych (B2C)?
Zgodnie z założeniami, faktury konsumenckie (B2C) nie są objęte systemem KSeF. Oznacza to, że sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nadal może być dokumentowana w dotychczasowy sposób (np. faktura papierowa, PDF lub paragon). KSeF dotyczy wyłącznie transakcji między podmiotami gospodarczymi.
Co zrobić, gdy system KSeF ma awarię lub brakuje internetu?
Ustawodawca przewidział tzw. tryb awaryjny (offline). W takiej sytuacji przedsiębiorca wystawia fakturę zgodnie ze wzorem logicznym, udostępnia ją kontrahentowi w uzgodniony sposób, a do systemu KSeF przesyła ją w określonym terminie (np. w ciągu 7 dni od usunięcia awarii). Nasze biuro szkoli klientów z procedur postępowania w trybie offline.
Czy muszę kupić nowy program do fakturowania?
Większość nowoczesnych programów księgowych i sprzedażowych (cloudowych) jest aktualizowana przez producentów, aby wysyłać dane do KSeF. Jeśli korzystasz z przestarzałego oprogramowania pudełkowego lub wystawiasz faktury w Wordzie/Excelu, konieczna będzie zmiana narzędzia na takie, które generuje pliki XML zgodne ze strukturą logiczną e-Faktury. Pomożemy Ci w doborze odpowiedniego rozwiązania.
dlaczego PBCIK
Dlaczego firmy i specjaliści wybierają PCBIK?
Doświadczenie
Skupiamy się na podmiotach wymagających specjalistycznej wiedzy: spółkach prawa handlowego, podmiotach leczniczych oraz branży IT. Rozumiemy specyfikę pełnej księgowości i skomplikowanych przepisów, z którymi nie radzą sobie standardowe biura rachunkowe.
Bezpieczeństwo
Księgowość to nie tylko wprowadzanie faktur, to zarządzanie ryzykiem. Posiadamy wysokie ubezpieczenie OC i bierzemy odpowiedzialność za nasze wyliczenia. Stale monitorujemy zmiany w przepisach (Polski Ład, KSeF), aby Twoja firma była zawsze bezpieczna i zgodna z prawem.
Przejrzystość
Łączymy nowoczesność z ludzkim podejściem. Udostępniamy wygodne narzędzia do przesyłania dokumentów online, ale po drugiej stronie zawsze czeka na Ciebie konkretny opiekun księgowy. Masz pewność, że Twoje sprawy prowadzi osoba, która zna historię i specyfikę Twojego biznesu.